Qué se ha hecho
Se ha llevado todo lo que estaba vivo en HubSpot, y por el camino se ha simplificado.
automatizaciones. En HubSpot solo 5 de las 66 recibían gente; en GHL hay una por formulario y todas están en marcha.
contactos en GHL, con todo el histórico de HubSpot guardado en carpetas de campos.
formularios de HubSpot quedan en monesperance.fr. Los 10 formularios de la web ya envían a GHL.
- FormulariosRehechos en GHL con el mismo aspecto (azul marino, botones redondeados) y sustituidos página a página: Biblia, Études, clase por Zoom, tres ebooks, contacto, newsletter, CDF y FDL.
- Petición de BibliaLos mismos 6 pasos que en HubSpot, incluido el salto directo al final cuando la Biblia es para regalar.
- Correos automáticos8 plantillas rehechas. Cada enlace se ha comprobado contra el original de HubSpot, y todos los correos miden aperturas y clics.
- SeguimientoUn panel de números propio y estadísticas de cada formulario.
No se ha perdido ninguna petición
Mientras se hacía el cambio, entre el 10 y el 21 de septiembre, 107 personas usaron todavía los formularios antiguos, 101 de ellas para pedir una Biblia. Se recuperaron el 22/09 y están en GHL con la etiqueta transfert-hubspot-sept, sin reenviarles ningún correo. Desde entonces las peticiones entran directamente en GHL: 134 personas con form:bible a 25/09.
Cómo funciona
Cada formulario de la web sigue el mismo recorrido, sin que tengáis que hacer nada.
- Alguien rellena un formularioBiblia, estudios, ebook, contacto o newsletter.
- GHL guarda la fichaSi el email ya existía, actualiza la ficha en vez de duplicarla.
- Le pone una etiquetaAsí se sabe por qué formulario entró, p. ej. form:bible.
- Se envían los correosLa automatización de ese formulario manda lo que toque, cuando toque.
Vuestro trabajo está en tres sitios: consultar quién ha pedido qué, actuar fuera de GHL (mandar la Biblia por correo postal, contestar una pregunta) y, si queréis, mandar campañas como la newsletter.
Los menús que vais a usar
| Menú, a la izquierda | Para qué sirve |
|---|---|
| UFB · Paris | Arriba del todo. Es vuestra cuenta: comprobad siempre que estáis en ella. |
| Contacts | Las personas, sus datos, sus etiquetas y todo lo que les ha pasado. |
| Sites | Los formularios de la web y sus estadísticas. |
| Automation | Las automatizaciones. Se consultan; se cambian solo con cuidado. |
| Marketing | Correos, campañas y sus estadísticas. |
| Dashboard | El panel de números. |
| Conversations | Los mensajes con cada persona, en un solo sitio. |
El resto de menús (Calendars, Payments, Opportunities, Reputation…) no se usan de momento. Algunos pueden serviros más adelante: lo veréis en qué más se puede hacer.
Contactos
Cada persona que ha escrito a Mon Espérance tiene una ficha. Es donde más tiempo vais a pasar.
La ficha
Los campos de la Biblia
Lo que venía de HubSpot está agrupado en carpetas: HubSpot - Contact, HubSpot - Études bibliques y Form | Demande de bible. Con el buscador de la ficha lo encontráis enseguida.
Bible_envoyée = Yes significa que a esa persona ya se le ha tramitado una Biblia. Si la vuelve a pedir, GHL le responde automáticamente con el correo «Bible déjà envoyée».
Las etiquetas
Una etiqueta dice por dónde entró cada persona. Las pone GHL solo, al recibir el formulario.
| Etiqueta | Significa |
|---|---|
| form:bible | Pidió la Biblia gratuita |
| form:etudes-presentiel form:etudes-visio | Se apuntó a estudios bíblicos, presenciales o por Zoom |
| form:classe-visio | Se inscribió a la clase bíblica por videoconferencia |
| form:restaure form:avenir form:triomphe | Pidió el ebook correspondiente |
| form:contact | Escribió desde la página de contacto |
| newsletter | Se apuntó a la newsletter |
| hs-import lifecycle:… source:… | Vienen de HubSpot y se conservan |
| transfert-hubspot-sept | Las 107 personas recuperadas de HubSpot el 22/09 |
La lista de Biblias por mandar
Es la tarea de cada semana. Se filtra por etiqueta y se guarda el filtro con un nombre (una Smart List) que se actualiza solo.
Si añadís un segundo filtro, Created en los últimos 7 días, tenéis cada semana solo las Biblias nuevas. Se exportan con nombre y dirección postal seleccionándolas todas y pulsando Export.
Al importar un Excel o un CSV
No marquéis nunca «Add imported contacts to a workflow». Si se marca, a toda esa gente le vuelven a llegar los correos automáticos.
Formularios de la web
Por fuera se ven como siempre. Por dentro ya son de GHL.
| Página | Qué pasa al enviarlo |
|---|---|
| /la-bible-gratuite | Correo de confirmación a la hora, y a los 18 días «Ta Bible a été envoyée !» |
| /explorer-la-bible | Correo según lo que elija: presencial o Zoom |
| Clase por videoconferencia | Correo con el enlace de Zoom |
| Restauré, L'avenir Révélé, Le triomphe de l'espoir | Correo con el botón para descargar el ebook |
| /contact-monesperance | Aviso por email a monesperance@adventisteffn.org y una tarea en GHL |
| Portada | Alta en la newsletter |
| Páginas CDF y FDL | Solo se guarda el contacto: el curso por email está retirado |
¿Funcionan?
Antes de tocar un formulario
- Un cambio en GHL se ve en la web al instante. Duplicad el formulario, cambiad la copia, revisadla y solo entonces sustituidla.
- No borréis opciones de respuesta, como «Seul(e) - Par email»: desaparecerían del histórico de miles de contactos. Las que no se ven están ocultas a propósito.
- Rellenar un formulario de prueba en la web crea un contacto real y le manda los correos.
Automatizaciones
Recetas que GHL sigue solo: cuando pase esto, haz esto, espera tanto y haz esto otro.
La de la Biblia, paso a paso
- Envía el formulario de la BibliaAsí arranca la automatización
- Etiqueta form:bible
- ¿Ya se le mandó una Biblia?Mira el campo Bible_envoyée
Sí: correo «Bible déjà envoyée» y terminaNo: espera una hora y sigue
- Correo «Ta demande de Bible gratuite»
- Marca Bible_envoyée = Yes
- Espera 18 díasEl plazo que damos al correo postal
- Correo «Ta Bible a été envoyée !»
GHL no manda la Biblia física
Eso lo seguís haciendo vosotros con la lista del apartado de contactos. Los 18 días son el tiempo que damos para que llegue por correo.
Todas las automatizaciones
| Automatización | Arranca cuando alguien… | Qué hace |
|---|---|---|
| Demande de bible - Réponse auto | pide la Biblia | El recorrido de arriba |
| Études bibliques - Présentiel | se apunta a estudios presenciales | Correo de confirmación |
| Études bibliques - Visioconférence | se apunta a estudios por Zoom | A los 5 minutos, correo con el enlace de Zoom |
| Inscription visioconférence - Confirmation | se inscribe a la clase por videoconferencia | Correo con el enlace de Zoom |
| Envoi ebook (Restauré, L'avenir Révélé, Le triomphe de l'espoir) | pide un ebook | Correo con el botón de descarga |
| Question directe | escribe desde la página de contacto | Aviso por email y tarea en GHL |
| Newsletter - Inscription | se apunta a la newsletter | Etiqueta newsletter |
Antes de cambiar una automatización
- El cambio afecta a todos los que entren desde ese momento.
- Algunas acciones «premium» (los webhooks) se cobran por cada ejecución. Con vuestro volumen, la factura se dispara: no las uséis.
Correos
Los automáticos salen solos. Las campañas las mandáis vosotros.
Los 8 correos automáticos los firma David de MonEspérance desde monesperance@adventisteffn.org. Sus botones llevan a los mismos artículos que en HubSpot.
Mandar la newsletter
Marketing›Emails›Campaigns›Create campaign
- Elegid una plantilla o empezad en blanco. El editor funciona arrastrando bloques: texto, imagen, botón.
- Escribid el asunto y la frase de vista previa, la que se ve gris en la bandeja de entrada.
- Destinatarios: la etiqueta newsletter o una Smart List. Nunca «todos los contactos».
- Mandaos una prueba con Send test email y miradla también en el móvil.
- Enviadla ya o programadla con Schedule.
Límites de envío, por ahora
- Los correos salen por un servidor compartido de GHL: unos 1.000 al día como máximo y más riesgo de acabar en spam. Hasta tener un dominio de envío propio, nada de envíos masivos a toda la base.
- La newsletter, solo a quien se apuntó. Todas las campañas llevan enlace de baja: no lo quitéis.
- Si alguien pide que no le escribáis más, activad DND en su ficha.
Panel de números
Un solo panel con lo importante, que se puede filtrar por formulario.
Qué más se puede hacer
Está incluido en GHL y todavía no se usa. Se puede activar cuando queráis.
WhatsApp y peticiones de oración
Siguen en Superchat, fuera de GHL. Para conectarlos haría falta un desarrollo aparte.
Buenas prácticas
Nueve costumbres que evitan casi todos los sustos.
- Comprobad que estáis en la cuenta UFB · Paris.
- No borréis contactos, etiquetas, campos ni opciones de respuesta.
- No cambiéis formularios ni automatizaciones publicadas sin avisar antes.
- Al importar, nunca marquéis «Add to workflow».
- Las campañas, siempre a una etiqueta o Smart List, y antes una prueba a vosotros mismos.
- Nada de acciones de pago (webhooks premium).
- Una prueba en la web crea un contacto real: avisad y borradlo después.
- Si alguien pide que no le escribáis más, activad DND en su ficha.
- Ante la duda, haced una captura de pantalla y preguntad.
Pendiente de decidir
Lo que depende de Mon Espérance.
| Tema | Qué hace falta |
|---|---|
| Dominio de envío propio | Dar de alta un dominio como mail.monesperance.fr para enviar a más gente sin caer en spam. Lo configura quien gestione el DNS de monesperance.fr. |
| Usuarios del equipo | Crear en GHL un usuario para cada persona que vaya a usarlo, en Settings › My Staff › Add Employee. |
| Hora de la clase por Zoom | La web dice 20h y el correo 20h30. ¿Cuál es la buena? |